Wdrażaliście kiedyś jakieś „systemy” wspomagające ? Na pewno. Któż tego nie czynił …?
Pewien znajomy, znużony długotrwałym wdrożeniem kolejnych komputerowych „ułatwień”  w swojej firmie rozszyfrował je jako „software against people”. Gdzie indziej czytamy, że znana firma handlowa po wydaniu kilkuset (sic) milionów euro przerwała ciągnący się od kilku lat projekt wdrożenia innego „systemu”. Jeszcze w innej organizacji pracownicy z nienawiścią patrzą na kolejnych wdrożeniowców, którzy oferujących im kolejne „ułatwienia”. To zwykle oznacza dla nich dodatkową pracę i konieczność przepisywania milionów nowych danych do tabelek.
Potem kiedy już wszystko zostanie wprowadzone, naciskaną guziczek i…co ? Eureka ?

Żeby było lepiej

Niedawno w sieci była gdzieś dyskusja, że jakże często konsultanci dzwonią i oferują klientom coś co ci już mają. Na to ktoś replikował, że to pewnie dlatego, że nie mają „systemu”. Bo gdyby mieli to by nie dzwonili. Niestety, mają i mimo to dzwonią, bo dalej nie wiedzą. To po co im „system” ?

Żyjemy w czasach, kiedy każda większa firma korzysta z coraz bardziej skomplikowanych i rozbudowanych systemów, które mają pomagać zarządzać klientami, zapasami, finansami, relacjami.

Te magiczne i kosztowne maszynki do mielenia big data, mają dać menadżerom wiedzę o wszystkich i wszystkim co dzieje się w firmie. I…coraz częściej dają. Systemy ERP (Enterprise Resource Plannig), CRM (Customer Relationship Management), RIMS (Risk Information Management Systems) I zapewne wiele innych „R-ów”, o których skromny autor nie ma pojęcia. Mikrokosmos technologii zarządzania biznesem jest dzisiaj coraz bardziej skomplikowany i szczególnie duże i bogate organizacje wydają coraz więcej pieniędzy na stosowne ulepszenia.

Case lepiej study

Pytanie tylko, czy zawsze są to zawsze ulepszenia? I jakie zagrożenia kreują, bo niepodważalne zalety wyłożą wam na stół sprzedażowcy z firm softwarowych.

Zostawmy już nawet te wszystkie cyberryzyka, bo przecież „nasze systemy są niezwykle bezpieczne” i „odporne na kradzież danych”, które zgromadziliście. Albo co będzie jak taki system „padnie” mimo, że organizacje są doskonale przygotowane na tę okoliczność. Nie mówiąc o tym, że „systemy” nie padają. Wybacz Czytelniku, te nutki drwiny. 

Ciekawe są jednak aspekty, niekonicznie technologiczne „ulepszania”, za pomocą „systemów”. Na przykład kwestie kosztów. Projekty wdrożeń różnych softwarowych ulepszeń są niezwykle wdzięcznym materiałem do rozważań jak budżet planowany różni się od finalnego rachunku. Ba ! Różnice między wynikiem oczekiwanym, a rezultatem są wręcz archetypem śmiesznych biznesowych memów z gatunku „co poszło nie tak”.  500 milinów Euro „umoczone” w projekcie to brzmi nieźle, ale są i inne ciekawe „ulepszeniowe”  porażki.

Ot choćby problemy pewnego europejskiego telecomu z migracją danych klientów na „ulepszoną” platformę. Najwyraźniej część danych gdzieś sie zapodziała w zakamarkach po drodze.
A jeżeli do tego dodamy jakąś fuzję albo przejęcie, to robi się jeszcze lepszy „ulepszeniowy” bałaganik i nie tylko w telecomach. Wtedy klienci dowiadują się na przykład, że…nic o nich nie wiadomo. (Wiem, bo sprawdziłem). Dodatkowo, dochodzą tu jeszcze problem z regulatorem, który ukarze za  niezgodność i… słusznie !

Albo problem pewnej australijskiej sieci sprzedaży. Migracja „ulepszająca” spowodowała, że managerowie przez kilkanaście miesięcy nie otrzymywali skrojonych na miarę raportów, które wcześniej…czytali codziennie. 

Weźmy inny problem typu „śmieci weszły, śmieci wyszły”. Uproszczenie, często (a jakże) z przyczyn budżetowych procesu migracji powoduje, że nowy system generuje mnóstwo danych, tak samo niepożytecznych jak niepożyteczne dane, którymi został „nakarmiony”.    

Wdrożeniowy risk management

No więc ryzyka „ulepszania” czają się na każdym etapie! Od wyboru „ulepszacza”, przez jego zaprojektowanie, wdrożenie i …dalsze ulepszanie. Może się okazać, że setki tysięcy wydanych złotówek, albo i miliony euro na pewno ulepszyły konto naszego dostawcy, ale niekoniecznie zarządzanie naszą firmą.
Nie ma oczywiście jakiś „złotych rad” jak uniknąć tych i innych problemów. Tym bardziej, że przykłady softwarowo – wdrożeniowych porażek pochodzą z najbardziej renomowanych korporacji świata. Które, skądinąd mogą sobie na takie porażki pozwolić. Mniejsze firmy mają na pewno znacznie trudniej.

Więc zapewne każdy projekt softwarowych ulepszeń powinny dobrze przemyśleć i zaplanować. No i przeanalizować ryzyka, to podstawowa ryzykonomia „ulepszeń”.