Po ostatnim artykule, gdzie poruszyliśmy m.in. temat dokumentu „Polityka zarządzania ryzykiem”, który jest pisany w Jednostkach Sektora Finansów Publicznych (JSFP), napisała do nas Pani Józefa z Olszynki Górniczej.
Pyta Pani Józefa :
Droga RBR ( Redakcjo Bloga Ryzykonomia) ! Pracuję w administracji samorządowej. Nasza komórka ma opracować Politykę zarządzania ryzykiem w naszej jednostce. Jak długa powinna być taka polityka? Ile powinna mieć stron: 8, 28, 58 ? Ile minimalnie, a ile maksymalnie ? Co powinna zawierać ? Czy nie wystarczy opis procedury zarządzania ryzykiem ? Czy jest w ogóle konieczne tworzyć taką Politykę ?

Odpowiadamy:
Droga Pani Józefo,
Jeżeli chodzi o JSFP to Polski Podręcznik Zarządzania ryzykiem mówi wyraźnie, że taka polityka powinna być. Wydaje się zresztą, że to słuszny podejście aby wytworzyć dokument określający kontekst zarządzania ryzykiem w jednostce, ogólną strukturę procesu zarządzania ryzykiem, wymieniający głównych…
 odpowiedzialnych oraz opisujący kluczowe kwestie związane z raportowaniem jak terminy raportowania.

Uzyskanie podpisu Kluczowego Czynnika np. Dyrektora Jednostki ze stosowną Pieczątką doskonale ułatwi nam również przewalczanie szczegółowych spraw związanych z późniejszym wdrażaniem procesu .
Opis szczegółów procesu zarządzania ryzykiem znajdzie się natomiast w Procedurze Zarządzania ryzykiem i stosownych do niej Załącznikach.
(Skądinąd uważamy, że takie podejście jest sensowne w organizacjach wszelkiego typu).

Naszym zdaniem ma sens żeby taka Polityka była – mówiąc wprost – krótka !

Przytoczyć tu by można liczne przykłady z sektora publicznego i nie tylko.
2 – 3 strony brzmi bardzo dobrze, 4 – nieźle, 5 – koniec, 6- stop , finito, proszę przegryźć długopis a Politykę zakopać w ogrodzie. ( Można też wykorzystać trawnik przed jednostką )

III Prawo Ryzkonomii mówi: „ Długość dokumentu jest odwrotnie proporcjonalna do jego czytywalności”.
Polityki na 10 stron oprócz jej twórców Nikt nie przeczyta ! A przecież chodzi o to aby ten dokument miał praktyczne zastosowanie .

Trzeba tu, niestety przewalczyć w sobie pokusę stworzenia długiego dokumentu jako celu samego w sobie. Długi nie znaczy mądry. Konstytucję USA spisano na 4 stronach.Nasza ma 52 . I co ?

Jeżeli ktoś mam problem z pisaniem krótko i zwięźle to przytaczam historię opowiedzianą mi kiedyś przez mojego mentora dziennikarskiego w redakcji pewnej gazety:
Gdy byłem początkującym dziennikarzem Naczelny Gazety polecił mi opisać historię seryjnych występków pewnego nieuczciwego Zduna. Przy czym zaznaczył, że tekst ma być nie dłuższy niż na 2 strony. Powodowany zapałem neofity zgłosiłem się po nieprzespanej nocy dumnie dzierżąc tekst o Zdunie…. na 3 stronach ! Tyle przecież miałem przemyśleń do podzielenia się z Czytelnikami.
Naczelny, stary praktyk i wyjadacz przeczytał tekst, po czym spojrzał na mnie badawczo.,.. Potem wyjął środkową kartkę i przedarł ostentacyjnie na pół . Oddał 2 pozostałe strony, mówiąc : Teraz jest dobrze, może iść !

Także, Pani Józefo, nie bójmy się pisać krótkich i zwięzłych, acz zrozumiałych dokumentów.
Czytelnicy i Naczelni to docenią !

Z poważaniem
Redakcja Bloga Ryzykonomia